Politique de gestion et protection des renseignements personnels

​Le respect de la vie privée et de la confidentialité est une préoccupation importante de la population canadienne. Au cours des dernières années, les parlements fédéral et provinciaux ont adopté diverses mesures législatives visant spécifiquement à protéger les renseignements personnels.

Depuis la création de Desjardins Insurance – Ouvre une boîte d'aide en 1948, nous avons mis en place des mesures de contrôle importantes et efficaces dans le but de protéger la nature confidentielle des renseignements personnels que nous détenons.

Afin d'offrir des services de qualité en matière de sécurité financière, nous devons avoir accès à certains renseignements personnels d'ordre médical, financier et familial. Nous gérons ces renseignements avec toute la discrétion et la rigueur nécessaires et en conformité avec les exigences légales et réglementaires en vigueur au Canada.

Le texte qui suit vous informe de nos engagements, c'est-à-dire des engagements de Desjardins Assurances, en matière de gestion et de protection des renseignements personnels.

Qu'est-ce qu'un renseignement personnel?

Il s'agit de tout renseignement concernant une personne identifiable ou qui, pris séparément ou combiné avec d'autres données, permet d'identifier une personne. Cette notion exclut le nom et le titre d'un employé d'une organisation et les adresses et numéros de téléphone de son lieu de travail. Aussi, cette notion ne concerne pas les renseignements relatifs aux compagnies et aux autres personnes morales.

Collecte de renseignements personnels et constitution d'un dossier

Les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet sont consignés dans un dossier dont l'objet est de vous permettre de bénéficier de l'offre de différents services financiers d'assurance, de rente, de crédit et de services complémentaires.

En ce qui concerne Desjardins Sécurité financière Investissements inc. (SFL Placements dans la province de Québec), filiale de Desjardins Assurances, l'objet du dossier est de permettre de vous offrir des services financiers d'épargne collective, de contrats d'investissement et des services complémentaires.

Les renseignements personnels que nous recueillons auprès de vous ou auprès de tiers, avec votre consentement, sont nécessaires pour que nous puissions vous offrir les services que vous souhaitez obtenir. Si vous refusez de nous les communiquer ou de nous donner les consentements requis à leur égard, il se pourrait qu'il nous soit impossible de faire affaire avec vous.

Nous recueillons les renseignements personnels vous concernant qui sont nécessaires à l'objet du dossier et n'utilisons que des moyens licites pour ce faire.

Ces renseignements personnels doivent d'abord être recueillis auprès de vous. Sous réserve des exceptions prévues à la loi, ce n'est qu'avec votre consentement que nous pouvons recueillir auprès de tiers des renseignements personnels qui vous concernent. Lorsque cela se produit, la source de ces renseignements est inscrite au dossier.

Les propositions et formulaires que nous utilisons comportent une section relative au consentement nous permettant de recueillir, d'utiliser et de communiquer les renseignements personnels qui vous concernent dans certaines circonstances. Il est important de prendre connaissance de cette section avant d'y apposer votre signature.

Nous vous demandons toujours votre consentement avant de recueillir ou de communiquer tout renseignement d'ordre médical vous concernant.

Lorsque nous constituons un dossier sur vous, nous vous informons :

  • de l'objet de ce dossier;
  • de l'utilisation qui sera faite des renseignements personnels qu'il contient;
  • des catégories de personnes qui auront accès aux renseignements personnels contenus au dossier;
  • de l'endroit où le dossier sera détenu;
  • du droit d'accès aux renseignements personnels contenus au dossier ou du droit de rectification de ceux-ci;
  • des coordonnées du Responsable de la protection des renseignements personnels.

Demande de règlement

Nous traitons vos demandes de règlement de façon confidentielle. Si nous devons obtenir des renseignements médicaux, ceux-ci ne servent qu'à l'évaluation de ces demandes. Si nous avons besoin d'obtenir des renseignements supplémentaires pour ce faire, nous utilisons alors le consentement que vous nous avez donné à cet effet sur ces mêmes demandes.

Détention, utilisation et communication de renseignements personnels

Nous prenons et appliquons les mesures de sécurité nécessaires et appropriées pour assurer le caractère confidentiel des renseignements personnels en notre possession. Les renseignements personnels contenus dans les dossiers ne sont donc accessibles qu'aux personnes qui ont qualité pour en prendre connaissance et qui les consultent uniquement lorsque cela est nécessaire dans l'exercice de leurs fonctions.

Nous avons aussi mis en place plusieurs mesures de sécurité, notamment :

  • la signature par tous nos employés, permanents et temporaires, d'un engagement de confidentialité;
  • l'ajout à notre code de déontologie de règles concernant l'obligation de préserver la confidentialité des renseignements personnels contenus dans les dossiers. La violation de ces règles entraîne des sanctions pouvant aller jusqu'au congédiement;
  • l'obligation pour nos mandataires et fournisseurs de biens et de services qui ont accès à des renseignements personnels de signer des ententes de confidentialité;
  • la mise en place de systèmes de sécurité dans nos établissements d'affaires pour éviter tout accès non autorisé à nos locaux;
  • la mise en place de mesures de protection appropriées relativement à nos systèmes informatiques et aux renseignements qu'ils contiennent.

Dans la mesure du possible, nous veillons à ce que les renseignements personnels contenus dans le dossier que nous détenons sur vous soient à jour avant de les utiliser pour prendre une décision qui vous concerne.

À moins que vous n'y consentiez ou que la loi ne le prévoie, les renseignements personnels contenus dans le dossier que nous détenons sur vous ne sont pas utilisés à des fins qui ne sont pas pertinentes à l'objet de ce dossier.

Nous utilisons et communiquons nos listes de clients uniquement dans les limites permises par la loi. Nous pouvons nous servir de ces listes pour informer nos clients de nos promotions ou leur offrir un nouveau produit. En tout temps, vous pouvez faire retirer votre nom de nos listes de sollicitation en faisant parvenir une demande à l'attention du Responsable de la protection des renseignements personnels.

Nous ne pouvons pas communiquer à un tiers les renseignements personnels contenus dans le dossier que nous détenons sur vous, sauf si vous y consentez par écrit ou si la loi le prévoit (dans le cas d'une enquête par des officiers de justice par exemple).

L'envoi de renseignements personnels qui vous concernent à l'extérieur de Desjardins Assurances se fait alors de manière à en assurer la confidentialité, et ce, même si vous êtes le destinataire.

Transferts de renseignements personnels à des fournisseurs situés à l'extérieur du Canada

DSF fait parfois appel à des fournisseurs de services situés à l'extérieur du Canada pour accomplir certains mandats spécifiques dans le cours normal de ses affaires. Il est possible que certains renseignements personnels vous concernant soient ainsi transférés dans un autre pays et qu'ils soient soumis aux lois de ce pays.

DSF s'assure toutefois de protéger les renseignements personnels qu'elle a sous sa garde, y compris les renseignements personnels confiés à un fournisseur qu'il soit situé au Canada ou à l'extérieur du Canada. Les politiques et pratiques en matière de protection des renseignements personnels de DSF requièrent qu'un engagement écrit soit signé par ce fournisseur de services afin de respecter son obligation de préserver la confidentialité des renseignements personnels qui lui sont transférés.

Vous pouvez obtenir de l'information concernant les politiques et pratiques de DSF en matière de transfert de renseignements personnels à l'extérieur du Canada en  communiquant avec le Responsable de la protection des renseignements personnels chez DSF.

Droit d'accès et de rectification

Vous pouvez avoir accès aux renseignements personnels vous concernant contenus au dossier que nous détenons sur vous en faisant une demande écrite au Responsable de la protection des renseignements personnels. Ce droit d'accès et de rectification comprend, entre autres :

  • le droit de consulter gratuitement les renseignements personnels contenus dans ce dossier;
  • le droit d'obtenir une copie des renseignements personnels contenus dans ce dossier moyennant des frais raisonnables;
  • le droit de faire corriger des renseignements personnels incomplets, inexacts ou équivoques contenus au dossier.

Traitement des plaintes

Advenant une mésentente avec nous relativement à l'exercice de vos droits énoncés dans le présent document ou à toute autre situation liée à la protection des renseignements personnels vous concernant, vous pouvez déposer une plainte en communiquant avec le Responsable de la protection des renseignements personnels.

Votre dossier sera alors pris en charge par le bureau du Responsable de la protection des renseignements personnels qui vous informera de la procédure à suivre. Une enquête sera effectuée à l'égard de chaque plainte. Si la plainte est justifiée, nous corrigerons la situation particulière soulevée par celle-ci.

Responsable de la protection des renseignements personnels

Le Responsable de la protection des renseignements personnels détient les rôles suivants :

  • gérer les réponses aux demandes d'accès et de rectification;
  • gérer les demandes de retrait des listes de sollicitation;
  • gérer les réponses aux plaintes en matière de gestion et de protection des renseignements personnels.
  • Gérer les demandes d'information concernant le transfert de renseignements personnels à des fournisseurs situés à l'extérieur du Canada.

Le Responsable de la protection des renseignements personnels est aussi à votre disposition pour vous fournir toute autre information ou répondre à vos questions en matière de gestion et de protection des renseignements personnels. Voici comment le joindre :

Responsable de la protection des renseignements personnels
Desjardins Sécurité financière
200, rue des Commandeurs
Lévis (Québec) G6V 6R2

Téléphone : 418 838-8933 (appels locaux) ou 1 877 938-8933 (sans frais)
Télécopieur : 418 833-5985 (appels locaux) ou 1 877 833-5985 (sans frais)
Courriel : renseignements.personnels@dsf.ca Ce lien Lancera votre logiciel de messagerie par défaut.

Changements à la politique

Nous nous réservons le droit de modifier en tout temps la présente politique.