Comment le design de l’espace de travail influence le bien-être et la productivité des employés

Lundi 19 janvier 2015

Si vous êtes dans votre bureau en train de lire ces lignes, que vous en soyez conscient ou non, l’espace dans lequel vous vous trouvez influence votre humeur et votre comportement. Vous en doutez? Posez-vous ces quelques petites questions :

  • Est-ce que l’éclairage est propice à la lecture?
  • Est-ce que la température, l’humidité et la qualité de l’air me conviennent?
  • Ma concentration serait-elle meilleure si mes collègues étaient tous partis en pause?
  • Ma chaise et mon bureau sont-ils vraiment adaptés à ma façon de travailler?
  • Comment la couleur des murs et des planchers influence-t-elle mon humeur?

Porter attention à la conception de votre espace de travail, c’est payant!

Adrian Leaman, une sommité dans le domaine de la recherche sur les besoins des occupants d’immeubles, a observé que « la productivité, la santé et la satisfaction sont presque toujours liées au confort. Plus les occupants estiment que leur environnement intérieur est agréable, plus ils seront susceptibles de se décrire comme étant productifs, heureux et en santé1 ».

Bien que l’utilisation optimale des locaux pour bureaux soit une préoccupation de premier ordre pour les employeurs et les gestionnaires d’immeubles, l’importance, bien qu’indirecte, de l’efficacité de l’aménagement de l’espace de travail dans les succès d’une entreprise commence à être reconnue.

Le travail de bureau et les travailleurs du savoir contribuent de plus en plus aux profits des entreprises et à l’économie en général. Par conséquent, les employeurs progressistes veulent offrir à leurs employés l’espace de travail qui leur conviendra le mieux. Ils veulent un aménagement qui leur permettra d’atteindre et de maintenir des niveaux élevés de bien-être et de productivité.

Un esprit sain dans un corps sain… dans un bureau sain!

Dans les bureaux bien aménagés, le bien-être physique des occupants commence par « une bonne qualité de l’air et une exposition à la lumière du jour pour un plus grand nombre de personnes possible », affirme Marie-Josée Frigon, qui aménage des locaux pour bureaux depuis quinze ans à titre de présidente de Trafic Design, une entreprise montréalaise spécialisée dans la conception intérieure commerciale. Pour tirer profit de la lumière du jour, les concepteurs d’espaces de travail contemporains situent les salles de réunion près des fenêtres, tandis que les bureaux sont regroupés au centre des édifices.

Faire bouger les gens

Les espaces occupés par les employés, tout comme leurs postes de travail, ajoute Frigon, doivent être aménagés en fonction des tâches qu’ils accomplissent chaque jour. Anne-Marie Charlebois, spécialiste en aménagement de bureaux et fondatrice de l’entreprise spécialisée en conception Humani Studio qui compte 17 années d’expérience dans le domaine, mentionne que « le personnel des Finances ou des RH aura besoin d’espaces clos pour assurer la confidentialité de ses dossiers et celui des TI aura besoin de moins d’espace que les graphistes, qui doivent quant à eux examiner des plans ».

De plus, les aménagements intelligents encouragent les gens à se lever de leur siège pendant la journée. En effet, des études ont démontré que de longues périodes passées en position assise pouvaient avoir un effet néfaste sur la santé. Par conséquent, les imprimantes, les machines à café et les photocopieurs sont placés de manière stratégique, incitant ainsi les employés à user leurs chaussures. Qui plus est, les allées les plus passantes sont beaucoup plus larges pour accommoder toute cette circulation.

Les dernières années ont donné lieu à des innovations dans l’ameublement de bureau, notamment les postes de travail debout-assis, qui vous permettent d’élever ou d’abaisser votre surface de travail d’une simple pression d’un bouton selon que vous souhaitiez travailler debout ou assis. Ces meubles tiennent compte du fait que l’être humain est physiologiquement conçu pour le mouvement.

Trouver un nouvel équilibre entre les espaces personnels et collectifs

Un des principaux défis auxquels est confrontée Frigon est le bruit. Les employeurs se font souvent dire « Je n’en peux plus, je m’en vais à la maison. C’est impossible de se concentrer ici ».

L’aménagement du lieu de travail est l’un des facteurs déterminants du niveau de confort acoustique des employés. Frigon remarque que les tendances en matière de conception, qui par le passé ont oscillé entre les bureaux fermés et les milieux ouverts, favorisent maintenant les espaces modulaires. « Nous demandons à nos clients de nous préciser les tâches que la personne devra accomplir durant sa journée et nous nous assurons de lui prévoir des espaces adéquats. Nous créerons des lieux adaptés à des rencontres entre deux, quatre ou douze personnes, ou même des cabines téléphoniques pour des conversations téléphoniques prolongées. »

Charlebois confirme la popularité croissante des espaces modulaires. Cette conception a pour avantage de permettre à l’employé « de choisir un espace de travail adapté à sa tâche : un lieu pour penser ou un lieu pour collaborer ou communiquer ».

En aménageant cet espace, le concepteur doit également analyser le flux des travaux entre les différents membres d’une équipe. Des collègues qui collaborent étroitement ne seront pas chacun sur leur étage, mais placés à proximité l’un de l’autre. « Un espace bien conçu, souligne Frigon, permettra aux employés de s’engager à fond dans leurs tâches. »

Un havre de paix pour l’esprit

Les espaces de type « lounge » et les aires de relaxation sont aussi populaires dans la conception progressiste des espaces de travail. « Nous devons digérer une quantité incroyable d’information en une journée, ce qui ajoute à notre stress, note Charlebois. Nous avons besoin d’endroits où nous pouvons nous distancer de notre travail pour mieux le reprendre par la suite. »

Ces espaces ne seront pas toujours très vastes : un petit « coin café » avec une cafetière soigneusement choisie, où un employé peut lire son journal favori, peut faire l’affaire. Cette oasis peut aussi être plus grosse et multifonctionnelle, avec éclairage naturel, tables de billard et suffisamment d’espace pour faire quelques poses de yoga sur l’heure du repas.

Trois conseils pour aménager un espace de travail qui améliorera le bien-être des employés

Si votre entreprise prévoit effectuer des rénovations ou déménager dans un autre immeuble et que vous voulez que les sommes et les efforts investis contribuent réellement aux mieux-être et à la productivité des employés, ces trois conseils pourraient vous intéresser :

1) Écoutez les employés

Frigon et Charlebois croient toutes deux que les employeurs doivent découvrir ce dont leurs employés ont besoin pour travailler plus efficacement. Dans les grandes entreprises, cette information peut être recueillie à l’aide de sondages et de discussions avec des gestionnaires d’équipes ou de services. Dans les petites entreprises, les concepteurs peuvent simplement se promener dans les bureaux et demander directement l’avis des employés concernés.

« Nous sommes parfois surpris de ce que nous entendons, confie Frigon. Si les gens expriment leurs besoins, nous pouvons ensuite aller plus loin pour déterminer ce qui les aidera vraiment. »

2) Analysez vos défis opérationnels

Si votre entreprise a de la difficulté avec la communication, la mobilisation, l’appui à l’innovation ou la mise en place d’une culture organisationnelle solide, il se peut que ce soit en partie attribuable à la façon dont l’espace influence l’humeur, le travail et le comportement de vos employés. Discuter de vos préoccupations et de votre stratégie d’affaires avec un concepteur peut alors s’avérer fort utile.

3) Demandez l’avis d’un concepteur professionnel

« Ce n’est pas uniquement une question d’esthétisme, conclut Frigon. Il faut aussi que l’espace soit adapté aux besoins des employés. »

    RÉFÉRENCES

    1LEAMAN, A. et B. BORDASS, « Flexibility and Adaptability », 2004, tiré de MACMILLIAN, S., Designing Better Buildings: Quality and Value in the Built Environment, Londres, E&FN Spon Press, 2003. Cité dans The Impact of Office Design on Business Performance, publié par la Commission for Architecture & the Built Environment and the British Council for Offices, mai 2005.